Reels auf Instagram vorplanen – So gehts ohne Meta Business Suite oder teure Planungs-Tools

Du willst deine Reels vorplanen, ohne auf fehleranfällige Tools oder teure Drittanbieter zurückzugreifen? Verständlich – gerade im stressigen Business-Alltag ist Verlässlichkeit gefragt.

Viele Selbstständige setzen beim Vorplanen ihrer Reels auf die Meta Business Suite – und erleben dabei regelmäßig Frust: Reels verschwinden, gehen ohne Ton online oder werden gar nicht erst veröffentlicht.

Die gute Nachricht: Es geht auch anders – und zuverlässiger. In diesem Blogartikel erfährst du, wie du deine Reels direkt in der Instagram-App vorplanen kannst – schnell eingerichtet und kostenlos. Ich zeige dir, wann sich die Vorplanung lohnt, worauf du achten solltest, welche Grenzen die integrierte Funktion von Instagram hat und warum ich als Instagram-Expertin trotzdem lieber auf manuelles Veröffentlichen meiner Reels und Beiträge setze.

„Hilfe, Meta frisst meine vorgeplanten Reels“

Dieses Problem mit der Meta Business Suite teilte kürzlich Sibylle mit ihrer Community auf Instagram und bat um Hilfe. Und ich muss zugeben: Sibylle ist leider kein Einzelfall. Viele Selbstständige, die ihre Reels über die Meta Business Suite planen, stehen früher oder später vor demselben Problem: Die Reels werden nicht zeitgerecht veröffentlicht, verschwinden komplett oder werden ohne Beitragstext oder Musik veröffentlicht. Ganz ohne Vorwarnung. Und das nervt.

Dass die Meta Business Suite nicht zuverlässig funktioniert, sorgt nicht nur für Frust, sondern auch für unnötigen Mehraufwand. Da werde ich als Instagram-Expertin natürlich hellhörig – immerhin bin ich ja da, um dir als Selbstständige das Leben mit Instagram zu erleichtern.

Und um es kurz zu machen: Ja klar hab ich für Sibylle (und dich) eine Lösung. Wär doch gelacht! Die Lösung liefert dir Instagram direkt in seiner App – ganz ohne Zusatztools oder kostenpflichtige Apps.

Aber erst mal der Reihe nach…

Wann es sich lohnt, Reels für Instagram vorzuplanen

Gerade als Selbstständige willst (und kannst) du nicht ständig live auf Instagram präsent sein. Vielleicht hast du gerade Kundentermine, kümmerst dich um deine Buchhaltung, machst Urlaub oder hast einfach gerade keine Nerven, um dein Kurzvideo um Punkt 18 Uhr zu veröffentlichen.

Ein vorgeplantes Reel erspart dir den Stress und sorgt dafür, dass du trotz Business und Familienalltag regelmäßig sichtbar bleibst – was auf Instagram entscheidend ist. Denn wer wochen- oder gar monatelang auf Insta-Tauchstation geht, darf sich nicht wundern, wenn die Community in der Zwischenzeit eingeschlafen ist und sich verschlafen die Augen reibt, sobald du wieder auftauchst.

Die gute Nachricht: Instagram bietet dir eine integrierte Planungsfunktion direkt in der App – kostenfrei und in wenigen Schritten nutzbar. Leider ist die Funktion sehr gut versteckt.

So planst du dein Reel direkt in der Instagram-App vor

Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie du dein Reel ganz einfach in Instagram vorplanst und dein Business-Leben stressfreier gestaltest:

Schritt 1:

Erstelle dein Kurzvideo wie gewohnt: Lade dein Video hoch, bearbeite es, füge Musik, Texte oder Effekte hinzu. Tippe dann auf „Weiter“. Du landest jetzt bei der Vorschau, wo du z. B. das Titelbild festlegen und deinen Beitragstext schreiben kannst.

Schritt 2:

Scrolle ganz nach unten und wähle dann den letzten Menüpunkt „Weitere Optionen“ aus.

Schritt 3:

Aktiviere die Funktion „Dieses Reel planen“. Wähle im Menü dann einfach das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit aus, wann dein Reel auf Instagram veröffentlicht werden soll. Tippe oben rechts auf „Fertig“.

Schritt 4:

Wenn du soweit alles für dein Reel final eingestellt hast (z. B. Ort hinzufügen und Co.), klickst du abschließend auf den blauen Button „Planen“.

Gut zu wissen: Wenn du deinen Facebook-Account mit Instagram verknüpft hast, kannst du dein Reel auch für Facebook vorausplanen.

Fertig! Dein Kurzvideo wird jetzt automatisch zur ausgewählten Zeit auf Instagram (und Facebook) veröffentlicht.

Wie ich als Instagram-Expertin bei der Vorplanung meiner Reels vorgehe

Ich verrate dirs jetzt ganz ehrlich: Ich selbst plane meine Reels NIE vor. Ganz egal, ob über externe Planungs-Tools, die Meta Business Suite oder direkt über Instagram – ich vertraue der Technik nicht zu 100 %.

Zu oft ist es in der Vergangenheit schon vorgekommen, dass eines meiner Reels zerschossen wurde: Schriften verrutschten, Musik fehlte oder der Text unter dem Reel war plötzlich verschwunden.

Ich musste ständig nachkontrollieren, ob das System mein Reel ordnungsgemäß veröffentlicht hat – und darauf hatte ich ehrlich gesagt keine Lust mehr. Denn wenn ichs im Kalender eintragen muss, dass ich ein vorgeplantes Reel kontrolliere… dann kann ichs doch auch direkt veröffentlichen und so sicherstellen, dass alles so rausgeht, wie ichs vorgesehen hatte.

Obendrein ist es mir ehrlich gesagt mittlerweile egal, ob mein Reel heute zur idealen Zeit um 18:00 Uhr (fiktive Uhrzeit) oder doch erst morgen um 9:00 Uhr online geht. Ich vertrete die Meinung: Wenn mein Reel richtig gut ist und die User anspricht, dann wird die Uhrzeit zur Nebensache. Und wenn mein Reel ka*ke ist, dann zieht die ideale Postingzeit den Karren auch nicht aus dem Dreck. Also hab ich beschlossen, mich da nicht mehr zu stressen.

Ich kann aber meine Kundinnen sehr gut nachvollziehen, wenn sie sagen, sie haben gerade überhaupt keinen Kopf für Instagram. Sei es der lang ersehnte Urlaub, an dem sie endlich mal abschalten und „Digital Detox“ machen wollen, oder der stressige Alltag mit Business, Kindern und Hunden, Katzen und sonstigen Befindlichkeiten, die gestillt werden wollen.

Wenn Instagram gerade nicht oben auf deiner Prioritätenliste steht (aus welchem Grund auch immer), dann empfehle ich dir von Herzen: Greif auf das integrierte Planungstool von Instagram zurück.

Dafür ist das Planungstool da. Und wenn es dir das Leben einfacher macht, dann „go for it“. Meinen Segen hast du 🙂

Grenzen der integrierten Vorplanung auf Instagram

So praktisch die Vorplanungsfunktion von Instagram ist – sie hat auch ihre Tücken. Damit du keine bösen Überraschungen erlebst, zeige ich dir hier, welche Grenzen du kennen solltest, bevor du dich auf die Automatisierung verlässt.

• Die Planungsfunktion funktioniert nur für Inhalte, die du auf den Plattformen Instagram und Facebook (sofern du deinen Facebook-Account mit Instagram zuvor verknüpft hast) veröffentlichen möchtest. Planst du ebenfalls Inhalte für TikTok, LinkedIn und Co. vor, musst du tatsächlich auf ein externes Planungstool wie z.B. Later, Planoly oder Hootsuite zurückgreifen.

• Das Vorausplanen in der Instagram-App ist derzeit nur für maximal 30 Kalendertage möglich. Wenn du Inhalte langfristiger vorbereiten willst – zum Beispiel für einen größeren Produkt-Launch oder in der Ferienzeit – kommst du mit der integrierten Funktion leider schnell an ihre Grenzen.

• Zusätzlich solltest du vorsichtig sein, wenn während des Planungszeitraums ein größeres Instagram-Update ansteht. Denn es kann passieren, dass dein geplantes Reel dadurch nicht mehr korrekt veröffentlicht wird oder sogar verschwindet. Mein Tipp: Sichere dir eine Kopie deines fertigen Kurzvideos inklusive Beitragstext am Handy. So hast du im Ernstfall ein Back-Up, auf das du zurückgreifen kannst.

• Weniger wichtig aber doch erwähnenswert: Du hast direkt auf Instagram einen Shop eingerichtet, wo User mit Klick auf das Reel bei dir einkaufen können? Oder du bist Influencer und hast eine Werbepartnerschaft mit einem Unternehmen abgeschlossen, das du in deinem Reel zeigst? Nope – das geht leider nicht. Reels und Beiträge mit sogenanntem Branded-Content bzw. Produktmarkierungen kannst du leider nicht vorplanen.

Gut zu wissen:

Die Anleitung zeigt dir den exakten Weg für Instagram-Reels. Aber auch normale Beiträge (wie statische Foto-Posts) kannst du direkt in der App vorplanen. Gehe dazu adäquat der Anleitung von oben vor, nur dass du im ersten Schritt „Beitrag“ (statt Reel) auswählst und wie gewohnt bearbeitest.

Fazit: Reels vorplanen – aber mit Augenmaß

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, veröffentliche deine Reels manuell. Wenn jedoch das Leben tobt und du dir Arbeit abnehmen willst, nutze gern die Planungsfunktion.

Denn Reels posten und auf Instagram sichtbar bleiben muss kein Stressfaktor sein. Die integrierte Planungsfunktion von Instagram ist praktisch und zeitsparend – wenngleich auch nicht die perfekte Lösung für alle Anwendungsgebiete.

Du willst deine Inhalte clever strukturieren und Instagram stressfrei für dein Business nutzen? Dann folge mir gern unter @insta_mit_martina auf Instagram für mehr Tipps und Tricks.